Imagine que sua empresa de medicina ocupacional seja um arquivo de escritório. Cada cliente, uma gaveta deste arquivo. Em cada gaveta, as várias pastas suspensas representam os empregos deste cliente. Dentro de cada pasta, uma folha de anamnese para cada consulta realizada, organizadas cronologicamente pela data da consulta, sendo a mais recente a primeira da pilha. Grampeados em cada folha estão todos os exames complementares realizados naquela consulta e uma cópia do ASO.
A concepção básica de Trampo segue este conceito, mas com a vantagem de ser o arquivo com um número infinito de gavetas. Cada colaborador terá uma ficha de Cadastro, definindo seu número de prontuário. Ligado ao cadastro, teremos uma ficha de Trabalho para cada empresa que ele venha a se empregar. Atrelado a esta, tantos Exames Médicos Ocupacionais (EMO) que venha a fazer por cada empresa. Finalmente, ligado a cada EMO, os exames ocupacionais pertinentes. Esta é a estrutura básica do programa.
Quando suspeitarmos da existência de duas fichas de cadastro para mesma pessoa, teremos que analisar alguns detalhes para confirmar serem o mesmo colaborador. A primeira pista vem da data de nascimento. Por isso ela está presente na tela de pesquisa do programa. Mas como é possível que dois homônimos tenham nascido no mesmo dia, então, para confirmar a duplicidade teremos que verificar em cada uma das fichas de cadastro os dados como a foto, o número do documento de identidade, da carteira profissional confirmando a existência de fichas duplicadas.
Para solucionar o problema, iremos transferir os dados de uma ficha para outra e anular uma delas. Normalmente prefiro deixar a ficha de cadastro que tenha o número de prontuário mais alto. Sendo esta mais recente, os dados de endereço, foto e telefones serão mais atuais. Na comparação empírica do início deste artigo, seria simplesmente transferir as pastas de uma gaveta, para outra mais abaixo neste imenso arquivo de escritório digital.
Procedimento
Clique em Pesquisar cliente. Quando a janela de pesquisa se abrir, pressione as teclas Shift + Ctrl e mova o mouse sobre a barra de comandos da janela de pesquisa. Clique no botão que aparecerá com o chevron para cima (2).
Agora digite o nome do colaborador que deseja selecionar (1), até que o mesmo se encontra sozinho na listagem de clientes. Se necessário, clique no botão FONEMA para que este mude para NOME, aprofundando ainda mais a pesquisa.
Selecione a ficha que contiver o menor prontuário e clique no botão com a mão para baixo (3) para enviar os dados. Claro que você pode selecionar a outra ficha e enviar os dados para cima se preferir. Trampo irá transferir as fichas de Trabalho, com todos os EMOs e Exames complementares para o cadastro acima ou abaixo do selecionado na planilha, dependendo de sua escolha.
Importante
Como medida de proteção, é impossível transferir fichas entre nomes diferentes. Na figura acima, se houvesse uma pequena diferença no nome ou na data de nascimento, como por exemplo JOSE sem o acento em uma delas, já seria o suficiente para Trampo identificar estas fichas como de pessoas distintas e impedir a transferência de dados. Nestes casos, selecione o cadastro com nome errado, clique no botão OK e edite o nome para corrigir a diferença.
Deletar a ficha
Outra medida de proteção de dados em Trampo é que não é possível deletar uma ficha de cadastro. Trabalhos e EMOs também não são deletados. Apenas são marcados para deleção, não aparecem mais na listagem (exceto Cadastro) mas estão presentes no seu arquivo. Se houver uma demanda judicial será possível recuperar estas informações. Por isso não utilize o Trampo de trabalho para treinamento. Use um PC isolado da rede para isso.
Mas e a ficha duplicada? Modifique seu nome para VAZIO, ou DISPONÍVEL ou qualquer coisa assim e utilize esta ficha quando for cadastrar um novo funcionário.
Precisamos de divulgação. Indique Trampo para outros colegas de Medicina Ocupacional. Até o próximo artigo.
TMO